TatameLabs: Como uma Academia de Jiu-Jitsu Virou um SaaS

Toda academia de jiu-jitsu funciona da mesma forma há décadas. Alunos são anotados em cadernos ou planilhas. Cobranças são gerenciadas por WhatsApp ou boleto manual. Graduações — um dos momentos mais importantes da vida de um aluno — ficam registradas, na melhor das hipóteses, numa planilha que o professor lembra de atualizar.

Não é falta de vontade. É falta de ferramenta.

O fundador do TatameLabs era dono de academia e vivia esse problema todos os dias. Quando chegou até a Codevops, não trouxe um documento de requisitos técnicos. Trouxe uma dor real, vivida de dentro, e uma pergunta simples: dá para resolver isso de verdade?

Dava. E este é o relato de como fizemos isso.

O problema que ninguém havia resolvido direito

O mercado de academias de artes marciais no Brasil tem características específicas que tornam a gestão operacional particularmente caótica:

Graduações têm lógica própria. No jiu-jitsu, a progressão de faixas não é linear — depende de tempo de prática, frequência, desempenho em competições e avaliação do professor. Nenhum sistema genérico de academia captura essa nuance.

A cobrança é complexa. Planos mensais, pacotes de aulas avulsas, descontos por pontualidade, cobranças de uniformes e material — tudo isso coexiste. A maioria das academias gerencia via PIX manual, WhatsApp e planilha, o que gera inadimplência invisível.

O professor não pode parar o treino para digitar. Qualquer sistema de controle de presença que exija mais de 30 segundos por aluno vai ser abandonado. A solução precisa caber no intervalo entre uma luta e outra.

Há três perfis de usuário com necessidades diferentes. O dono da academia quer visão financeira e relatórios. O professor quer controlar presença e graduações. O aluno quer ver seu histórico e receber cobranças. Um sistema que não atende os três perfis separadamente vai falhar em algum deles.

Essas especificidades eliminavam qualquer solução genérica de academia do mercado. O TatameLabs precisava ser construído do zero, para esse nicho específico.

A fase de descoberta: mapeando o que realmente importa

A primeira etapa de qualquer projeto na Codevops é uma imersão no problema — não nos requisitos técnicos, mas no negócio real.

Passamos semanas mapeando os fluxos de uma academia de jiu-jitsu junto com o fundador:

Como um aluno entra na academia e é cadastrado?
O que acontece quando ele falta três vezes seguidas?
Como o professor decide que um aluno está pronto para graduar?
O que acontece quando uma cobrança atrasa?
Quais informações o dono precisa ver toda segunda-feira de manhã?

Esse mapeamento revelou algo importante: o problema central não era a falta de um sistema. Era a invisibilidade. O dono não sabia quais alunos estavam sumindo antes de sumirem. Não sabia quais alunos tinham potencial para graduação. Não sabia qual era a inadimplência real do mês.

O sistema precisava transformar dados dispersos em visibilidade acionável.

O que construímos: três aplicações, um ecossistema

O TatameLabs foi entregue como uma plataforma multi-tenant com três aplicações integradas:

Painel da Academia (Web)

A central de operações para o dono e os professores. Inclui:

Gestão de alunos: cadastro completo com foto, histórico de graduações, frequência acumulada, plano contratado e status financeiro
Sistema de graduação: registro de cada progressão com data, faixa, grau e observações do professor — histórico completo e imutável
Controle financeiro: inadimplência em tempo real, receita projetada vs realizada, alertas automáticos para cobranças vencidas
Analytics de churn: identificação de alunos com frequência em queda, com alerta proativo antes do cancelamento

App do Professor (Mobile)

Desenvolvido para uso no tatame, com uma premissa central: o professor não pode tirar os olhos da quadra por mais de alguns segundos.

Chamada por lista: lista de alunos esperada na aula, um toque para marcar presença
Avaliação rápida: registro de observações sobre desempenho e prontidão para graduação diretamente do celular
Notificações: alertas sobre alunos com muitas faltas ou que completaram critérios mínimos de graduação

Portal do Aluno (Web/Mobile)

O ponto de contato do aluno com a academia:

Histórico completo de frequência e graduações
Cobranças abertas e histórico de pagamentos
Notificações de próximas aulas e eventos
Integração com PIX via ASAAS para pagamento com um clique

As decisões técnicas que definiram o projeto

Multi-tenancy desde o início

A decisão mais importante foi construir o TatameLabs como plataforma multi-tenant desde o MVP — cada academia com seus dados completamente isolados, compartilhando a mesma infraestrutura.

Isso parece complexidade desnecessária para quem começa com um cliente. Mas é exatamente o contrário: construir multi-tenancy depois de já ter dados em produção é uma das migrações mais caras e arriscadas em software. Fazer desde o início tem custo controlável e elimina retrabalho futuro.

Integração nativa com PIX via ASAAS

O mercado de academias no Brasil é quase 100% PIX. A integração via ASAAS permitiu:

Geração de QR Code de cobrança diretamente pelo sistema
Confirmação automática de pagamento via webhook
Conciliação automática entre cobranças geradas e pagamentos recebidos
Régua de cobrança automatizada: lembrete 3 dias antes, no vencimento e 2 dias depois

Esse módulo sozinho eliminou horas de trabalho manual por semana para cada academia.

Conformidade SOC2

O TatameLabs lida com dados pessoais de menores de idade — um segmento significativo das academias de jiu-jitsu infantil. Isso exige controles específicos de privacidade e segurança.

Implementamos os controles técnicos necessários para conformidade SOC2 desde o início: criptografia de dados em repouso e em trânsito, controle de acesso baseado em papel (RBAC), logs de auditoria imutáveis e gestão de consentimento LGPD.

Resultados: do caderno ao painel em tempo real

O TatameLabs saiu do MVP em 12 semanas. A plataforma foi adotada por academias de jiu-jitsu no Brasil com resultados consistentes:

Visibilidade financeira imediata. Donos de academia que não sabiam sua inadimplência real passaram a ter esse número atualizado em tempo real.

Redução de churn precoce. O alerta de frequência em queda permitiu intervenção antes do cancelamento — uma conversa com o aluno na hora certa, antes do pedido de cancelamento.

Fim da cobrança manual. A régua automática de cobrança eliminou o constrangimento de cobrar alunos por WhatsApp pessoal e reduziu o tempo de inadimplência médio.

Histórico de graduações preservado. Um dado que antes se perdia quando um professor saía da academia agora fica no sistema — imutável, auditável, acessível para qualquer professor futuro.

O que esse case ensina sobre digitalização de nichos

O TatameLabs não é apenas um case de tecnologia. É um case de como nichos específicos têm problemas específicos que ferramentas genéricas nunca vão resolver bem.

Se você tem um negócio num nicho com operação manual, planilhas e WhatsApp como pilares do dia a dia — você tem uma oportunidade de produto.

A pergunta não é "existe tecnologia para resolver isso?" A tecnologia existe. A pergunta é "quem conhece o problema profundamente o suficiente para transformá-lo no produto certo?"

No caso do TatameLabs, esse conhecimento veio do próprio fundador.